Acil ve beklenmedik yangın, afet, terörist faaliyetler vb. olaylar nedeniyle şirketin olağan çalışmasını olumsuz yönde etkileyecek sonuçlar yaratmasını engellemek, acil ve beklenmedik durum sırasında ve ertesinde olağan hizmetlerinin sunumuna devam edilmesini sağlamaktır. Olası durumlarda alınacak tedbirler aşağıdadır:
Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü oldukları her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı ve/veya elektronik ortamda saklanması Şirketimiz nezdindeki ispat edici niteliği olan her türlü evrakın, muhasebe kayıt ve işlemlerine dayanarak teşkil etmek üzere müşterilerden alınan her türlü form ve belgelerin Türk Ticaret Kanunu, Vergi Mevzuatı ve Sermaye Piyasası Mevzuatında belirtilen süreler kadar düzenli olarak saklanması zorunludur.
Acil ve beklenmedik durumlarda mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutulmakla yükümlü bulunan, aşağıda ayrıca maddeler halinde sıralanan kayıtlar Optimus işletim sisteminde elektronik olarak ayrıca tutulur.
Şirket merkezimizin bulunduğu Sun Plaza her türlü yangın, doğal afet ve diğer beklenmedik durum hallerinde gerekli azami korunmayı sağlayacak şekilde düzenlenmiştir.
Buna rağmen Şirketin arşivinde meydana gelecek olası ve acil beklenmedik durumda yukarıda maddeler halinde sıralanan Mali tablolar ve mevcut mevzuat gereği tutmakla yükümlü olduğu muhasebe işlemlerinin her türlü kayıt ile kıymetli evrak, elektronik ortamda yedeklenmektedir. Aracı kurumun kayıtları tekrar sistemden alınabilir durumda saklanmaktadır.
Aracı kurum faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin (müşteri emir iletimi ve gerçekleştirilmesi, takas ve saklama işlemlerinin yürütülmesi, müşteri hesaplarının saklanması-takibi ve müşteri kıymetlerini / nakdinin transfer işlemlerini sağlayan sistem) devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerinin 5 yıl süre ile saklanması
Şirket bünyesinde gerçekleştirilen tüm işlemlere ait mevcut veriler bilgi işlem sorumlusu tarafından her akşam yedeklenerek saklanacaktır.
Eski yıllara ait bilgiler yıllık yedekleri alınarak muhafaza edilir.
Operasyonel risk değerlendirmesi aşağıdaki başlıklar altında oluşturulmuştur.
-Beklenmedik yazılım ve donanım arızaları ve sorunları:
Beklenmedik donanım arıza ile sorunları için önem arz eden ve değişimi mümkün olan, güç ünitesi ve yedek server bilgi işlem biriminde bulunmaktadır. Yazılım sorunları, yazılımı sağlayan kurum tarafından online bağlantı ile derhal müdahale edilebilecek durumdadır.
-Elektrik kesintisi ve diğer enerji sorunları:
Elektrik kesintisi gibi sıkıntılar için şirket dahilinde bütün donanımın bağlı olduğu UPS bulunmaktadır. Ayrıca şirket merkezinin bulunduğu binada ana jeneratör bulunmakta olup 10 saniyede devreye girmektedir.
-Türk Telekom kaynaklı muhtemel kesinti ve sorunlar:
İki farklı data hattı kullanılmaktadır. (Türk Telekom Fiber, Superonline Fiber) Hatların herhangi birinde bir sorun olduğunda diğeri kesintiye uğramadan anında devreye girecek şekilde sistem kurulmuştur. Şayet genel bir kesinti olursa müşteri temsilcilerinde bulunan mobil telefonlar ile anında BIST’de bulunan üye temsilcileri aracılığı ile işlemlere devam edilmektedir.
-Veri yayın kuruluşu ile bağlantının kesintiye uğraması
Şirketimiz bir veri yayın kuruluşundan veri almaktadır ve bu kuruluş uydu aracılığı ile veriyi iletmektedir. Veri iletiminde sorun olduğunda, internet sitemizde bulunan veri yayınından faydalanılacaktır. Her iki durumun olumsuzluğu söz konusu olduğunda, üye temsilcileri aracılığı ile müşterilere gereken bilgi verilecektir.
Sabit hatlardan bir veya bir kısmının devre dışı kalması durumunda müşteri ile iletişimi sağlayacak şirkete ait yeterli sayıda hat mevcuttur.
Genel bir arıza veya kesinti durumunda müşteriler ile sabit hatlardan iletişim kurulamadığı anlarda şirket üye temsilcileri telefonları veya personel gsm hatları aracılığı ile iletişim sağlanacaktır.
Şirketimiz dar yetkili aracı kurum olarak faaliyet göstermekte olup, BIST’e doğrudan müşteri emri göndermemekte, müşteri emirleri aramızda imzalanan sözleşme kapsamında Işık Menkul Değerler A.Ş. aracılığı ile yerine getirilebilmektedir. İletişimin aksaması durumunda, müşteriler doğrudan Işık Menkul Değerler A.Ş. ile iletişime geçerek işlemlerini kesintisiz olarak yerine getirebileceklerdir.
-Aracı kurum çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması
Acil ve beklenmedik durumlarda aracı kurum çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması amacıyla, şirket Acil Durum Sorumlularının ve ilgili personelin cep telefonu bilgileri web sitemizde duyurular bölümünde bulunmaktadır.
| Acil Durum Sorumlusu | Sabit Hat | |
| Reha Ertemel | (212) 703 41 00 | reha.ertemel@kapitalfx.com |
| Alternatif Aracı Kurum Çalışanı | Sabit Hat | |
| İ.Ethem EREN | (212) 703 41 02 | ethem.eren@kapitalfx.com |
Müşteriye hesap açılması sırasında, acil ve beklenmedik durumlarda arayabilmesi için ilgili telefonları not etmesi uyarısında bulunulur.
Acil ve beklenmedik durumlarda şirket merkezinin kullanılamadığı hallerde, alternatif şirket merkezi olarak Pınar Mah.19 Mayıs Bulvarı No:30 Esenyurt / İSTANBUL adresinde bulunan ofis geçici olarak şirket merkezi olarak kullanılacaktır.
TFG Istanbul Menkul Değerler A.Ş. müşterilerine acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri hakkında bilgi vermekle yükümlüdür. Söz konusu bildirim hesap açılışı sırasında ve ayrıca TFG Istanbul Menkul Değerler A.Ş. internet sayfası aracılığı ile yapılacaktır. Acil ve beklenmedik durum planı, olası acil ve beklenmedik durumlarda aracı kurumların faaliyetlerinin kesintiye uğramadan normal bir şekilde sürdürülmesini, müşterilerin iş ve işlemlerinin aksamadan devam etmesini sağlayan sistemi ifade eder. Yapılan bu çalışma ile meydana gelebilecek olumsuzlukların önceden tespit edilerek buna uygun çözüm arayışları müşterilerin olası durumlara karşı korunmasını, aynı zamanda müşterinin Sermaye Piyasasına ve kuruma karşı olan güveninin artmasını sağlayacaktır. Bu planın sistemli bir şekilde hayata geçirilmesi ile hizmetin kalitesinin yükseltilmesi sağlanmış olacağından, karşı tarafın kuruma olan memnuniyetini de artıracaktır.
Acil ve beklenmedik durumlarda Sermaye Piyasası Kurulu’na alınan önlemlerle ilgili olarak derhal telefon, faks veya internet yoluyla alınan önlemler hakkında bilgi verilecektir.
Sermaye Piyasası Kuruluna veya diğer kurumlara yapılacak olan rutin zorunlu bildirimler yazılı olarak veya internet ortamında ilgili taraflara bildirilecektir.
Aracı kurumca faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka aracı kuruma devri. Şirketin faaliyetlerine devam edemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda, şirket internet sitesinde karar sürekli ilan edilecektir. Telefon aracılığı ile müşterilere haber verilecektir. Ayrıca ulusal yayın yapan günlük iki gazeteye ilan verilecektir.
Müşterilerin talimatları doğrultusunda istedikleri aracı kuruma virmanları gerçekleştirilecektir.
Faaliyetler durdurulduktan sonra ise müşteri başvurulan Sermaye Piyasası Kurulu’ndan alınacak onay doğrultusunda, müşteriler doğrudan Merkezi Kayıt Kuruluşu’na başvurup talimatlarını vererek virmanlarını yaptırabileceklerdir.
Yapılan önlemler konusunda alınan yönetim kurulu kararları Sermaye Piyasası Kurulu’na bilgilendirme amacıyla gönderilecektir.
